سازمان‌های مردم نهاد، همانند هر سازمان و گروهی که فعالیت منسجمی (پروژه‌ای) را اجرا می‌کنند، اندوخته‌ای از تجارب در قالب موفقیت‌ها و شکست‌ها را دارند و تلاش می‌کنند در دوره‌های آتی فعالیت موفقیت را تکرار، تعمیم یا بهبود دهند و شکست‌ها را کاهش یا حذف کنند و البته در سازمان‌های مردم نهاد جامعه مدنی به واسطه انگیزه اجتماعی ارزشمندی که دارند تجارب ارزنده‌ای به دست می‌آید که به دلایل زیر ثبت نمی‌شود:
- بی توجهی به اهمیت ثبت و مستندسازی تجارب
- نداشتن نیروی انسانی آموزش دیده و موظف و لذا صرفا تمرکز بر اجرای پروژه‌ها
- نداشتن برنامه و نظام مدیریت دانش
- عدم تامین منابع مدیریت دانش و مستندسازی به علت صرفه جویی در منابع
در این شرایط حافظه شفاهی مدیران سازمان و فعالان پروژه‌ها مملو از تجاربی است که تنها کلیات یک تجربه حفظ شده است و از آنجا که در مدیریت دانش مستند سازی جزئیات مهم، بسیار اهمیت دارد بخش عمده‌ای از تجارب موفق یا ناموفق را سازمان‌ها به مرور زمان ازدست می‌دهند و در نتیجه اتفاقات زیر محتمل است:
- عدم درس آموزی از تجربه‌ها و تکرار اشتباهات
- کاهش احتمال موفق تکرار و تعمیم تجارب موفق
- کاهش احتمال رشد و توسعه منابع انسانی سازمان
- کاهش احتمال توسعه و بهبود محصولات سازمان‌ها به منظور اثر بخشی بیشتر
این وضعیت در سازمان‌های مردم نهاد سنتی به علت نداشتن نگاه حرفه‌ای به فعالیت‌های مدنی خود را بیشتر نشان می‌دهد.
آنچه که از آن صحبت شد و به عنوان یکی از مسائل پیش روی سازمان‌های مردم نهاد دیده شده است، به مفهوم " مدیریت دانش " مربوط است و " مستندسازی " یکی از ابزارهای اصلی مدیریت دانش در سازمان‌ها به شمار می‌رود.
به همین منظور موسسه نیکوکاری دکتر مجتبی معین جایزه دو سالانه‌ای را در جهت تشویق سازمان‌های مردم نهاد به مستند سازی تجارب‌شان طراحی کرده است.هر دو سال یکبار در تاریخ ۲۲ مرداد ماه ، مصادف با روز تشکل‌ها و مشارکت اجتماعی، مراسمی برگزار خواهد شد و از سازمان‌هایی که ابتکارات‌شان را به صورت استاندارد مورد تاکید این جایزه مستند کرده باشند تقدیر می‌شود.
