داوطلبان هسته مرکزی و اصلی مراکز خیریه و بسیاری از نهادهای غیردولتی در سراسر جهان هستند و نهادهای مدنی بدون همکاری و همیاری داوطلبان اغلب نمی‌توانند به حیات‌شان ادامه دهند.
اما یک سوال مهم و اساسی برای سمن‌ها و NGOها شاید این باشد که چطور می‌توانند به افراد انگیزه لازم را جهت فعالیت داوطلبانه بدهند. البته که باید پیش از پرسیدن این سوال به فرآیند استخدام داوطلبان دقت فراوانی کرد و با تکیه بر شیوه‌های مترقی استخدام، تعهد و مسئولیت پذیری داوطلب را پیش از شروع همکاری محک زد. اما پس از آن برای باقی ماندن داوطلبان در مجموعه باید اقدامات متنوعی را در نظر داشت. زمانی که در مورد موسسات و نهادهای مردمی بدون بودجه‌ی زیاد حرف می‌زنیم؛ انگیزه بخشی به داوطلبان برای مسئولیت‌پذیری و متعهد بودن کار آسانی نیست. طبیعتا بسیاری از فعالیت‌های انگیزه بخشی برای داوطلبان مستلزم صرف هزینه است. برگزاری مراسم و برنامه‌های مختلف، برگزاری تورهای آموزشی و تفریحی، تقدیم جایزه به داوطلبان برتر و بعضا در نظر گرفتن بودجه‌ای اندک برای رفع نیازهای روزمره داوطلبان، همگی مستلزم صرف هزینه است. اما آیا راه دیگری برای تشویق داوطلبان وجود ندارد؟ قطعا چرا. در ادامه به برخی راهکارهای بسیار ساده و کم هزینه برای تشویق و انگیزه بخشی به داوطلبان اشاره می‌شود.
۱: احترام
بهترین روش برای مدیریت داوطلبان و استفاده بهینه از ظرفیت‌های آنان احترام گذاشتن است. داوطلبان مهم ترین سرمایه یعنی وقت خود را برای کمک کردن به یک مجموعه اختصاص می‌دهند. با قدردانی از وقت آنها و احترام گذاشتن می‌توان اعتماد و همدلی آنها را به دست آورد. در این راستا بهتر است بعد از پذیرش همکاری با داوطلبان، یک تور داخلی برای آنها تشود و همه اعضای گروهی که قرار است با آنها همکاری کنند با یکدیگر معرفی شوند وخلاصه ای از دارک داده شود و خدمات و فعالیت‌های موسسه همراه با شرحی بر وظایف و فعالیت‌های فرد داوطلب به او ارائه گردد.
۲: ارتباط
برگزاری منظم جلسات با داوطلبان برای تبین وظایف و دلایل مسئولیت‌های محوله، به خصوص در ابتدای آغاز به کارشان بسیار مهم است. مطمئن شوید که داوطلبان می‌توانند نظر خودشان را اعلام کنند و حمایت و راهنمایی لازم را در جهت مسئولیت‌های خود دریافت می‌کنند. علاوه براین سیاست‌ها و قوانین و مقررات مجموعه خود را به روشنی برای داوطلبان مطرح کنید تا مجبور به مواجهه قهر آمیز با آنها به علت نقض اصول و مقررات نشوید.
۳: هدف مشترک
افراد به دلال بسیار متنوعی تصمیم به فعالیت داوطلبانه می‌گیرند. خدمت کردن به جامعه، آشنایی با افراد جدید، فراهم شدن سابقه کار و...؛ با اهداف آنها آشنا باشید و یک هدف مشترک را بین موسسه و داوطلب برجسته کنید.
۴: تشویق دستاوردها
قدردانی و تشویق به خصوص پس از دست یافتن به دستاوردها و موفقیت‌های کوچک و بزرگ نقش بزرگی را در انگیزه بخشی به داوطلبان ایفا می‌کند. زمانی که داوطلبی موفقیتی هر چند کوچک را به دست آورده است، مدیر بالادستی او (و در صورتی که مجموعه کوچ است، مدیر ارشد) او را تشویق کنید.
۵: روحیه گروهی
در گروهِ کاری که دارید، روحیه جمعی را تقویت کنید و اجازه دهید داوطلبان احساس کنند اعضای یک خانواده صمیمی هستند. این احساس جمعی، منجر به آسودگی و اعتماد بیشتر می‌شود و احساس تعلق را تقویت کرده و در نهایت منجر به همکاری و مشارکت بالاتری خواهد شد. اگر امکان دارد، هر چند وقت یک بار برای یک نهارِ گروهی بیرون از محل کار برنامه ریزی کنید.
۶: آموزش
حتما و حتما برای داوطلبان برنامه‌های آموزشی مرتبط با حوزه کاری خود را فراهم کنید. سرمایه‌گذاری روی توسعه انسانیِ داوطلبان یکی از مهمترین خدماتی است که می‌توان به افراد ارائه داد و آنها را نه تنها برای بهینه‌تر کار کردن در مجموعه خود، که برای انسان‌های فعال‌تر و بهتری شدن، آماده‌تر کرد.
از سوی دیگر مطمئن شوید که داوطلبان به هر منبع آموزشی و اطلاعاتی که مورد نیازشان هست دسترسی داشته باشند. راه‌های دسترسی به کتابخانه، کتابخانه دیجیتال و اسناد طبقه بندی نشده را به آنها نشان دهید تا امکان آموزش دائمی نیز برای آنها فراهم باشد.
۷: همراهی
یک مجموعه خیریه باید بیشترین انعطاف را در مقابل داوطلبان خود داشته باشد. زیرا در نهایت این داوطلبان هستند که زمان خود را صرف می‌کنند؛ پس بهتر است تا جایی که امکان دارد و برنامه‌های بلند مدت مجموعه تحت تاثیر قرار نمی‌گیرد با آنها همراهی کنید.
۸: مدیر مشخص
حتما یک مدیر مرتبط را به داوطلب معرفی کنید تا در صورت نیاز بتواند به او مراجعه کند، سوال‌ها و دغدغه‌هایش را مطرح کند، راهنمایی بگیرد و کارها را به او تحویل دهد و حداقل از سوی او برای هر دستاورد کوچکی تشویق شود.
۹: گزارش دهی
با توجه به ظرفیت‌های خود، به صورت منظم (هفتگی، ماهانه، دو بار در سال یا سالانه) به جمعیت داوطلبان خود در مورد دستاوردهای موسسه گزارش دهید و تا جایی که امکان دارد سهم اقدامات آنها را در دستاوردهای کلی مجموعه متذکر شوید. اجازه دهید داوطلبان در موفقیت‌های حاصله در مجموعه شریک باشند.
