جایزه دوسالانه دکتر مجتبی معین
جایزه مستندسازی و نوآوری در سازمان‌های مردمنهاد
شیوه‌نامه شرکت در فراخوان
مقدمه
جایزه دکتر مجتبی معین برای سال سوم اجرا می‌شود، موسسات شرکت‌کننده در این فراخوان قبل از هر اقدامی لطفا شیوه‌نامه زیر را به دقت مطالعه کنند و چنانچه واجد شرایط هستند فرم اینترنتی فراخوان را در وب‌سایت موسسه به آدرس www.moin.ngo تکمیل کنند.
چه سازمان‌هایی می‌توانند در این جایزه شرکت کنند؟
سازمان‌های مردمنهاد که دارای مجوز قانونی از یکی از مراجع ذی‌صلاح مثل وزارت کشور، وزارت ورزش و جوانان، سازمان حفاظت از محیط زیست، سازمان بهزیستی، وزارت میراث فرهنگی، گردشگری و صنایع دستی بوده و به عنوان موسسه غیرانتفاعی و مردم نهاد ثبت شده‌اند.
تیم‌ها و تشکل‌های غیرثبتی اما دارای سازمان مشخص که فعالیتی عام‌المنفعه دارند و در شرف ثبت رسمی هستند.
سازمان‌های مردمنهاد، چه چیزی را باید به این جایزه معرفی کنند؟
سازمان‌های مردمنهاد به دو شکل کلی فعالیت می‌کنند: یا فرایند محور هستند یا پروژه محور.
سازمان‌های فرایند محور یک فعالیت روتین و مشخصی را همیشه اجرا می‌کنند و برای اجرای آن خدمات مشخصی به جامعه هدف ارائه داده و این مخاطبان سازمان هستند که تغییر می‌کنند و هر سال گروه جدیدی از خدمات سازمان بهره‌مند می‌شوند مثل یک موسسه نگهداری از کودکان بی‌سرپرست که دستورالعمل‌ها و روش‌های مشخصی برای ارائه خدمات به افراد بی‌سرپرست دارد و هر سال آن را اجرا می‌کند و البته می‌تواند بهبود ببخشد.
سازمان‌های پروژه محور سازمان‌هایی هستند که یک پروژه مشخص را یک بار در یک جغرافیای خاصی اجرا می‌کنند. مثلا یک سازمانی برای ارتقا سطح سواد معلمان مدارس ابتدایی شهرستان قاین یک دوره توان‌افزایی سه ماهه برگزار می‌کند و این پروژه برای یک جامعه هدف مشخص یکبار برگزار می‌شود و به اتمام می‌رسد.
سازمان‌های مردمنهاد فرایند محور می‌توانند در فعالیت اصلی خود فرایند محور بوده و در سایر فعالیت‌ها پروژه‌هایی را اجرا کنند و سازمان‌های مردم نهاد پروژه محور نیز، فرایندهایی برای ارائه خدمات خود داشته باشند اما رویکرد غالب پروژه است.
هر دو دسته سازمان می‌توانند در این فراخوان شرکت کنند و برای شرکت در جایزه می‌توانند خدماتی که به جامعه ارائه داده‌اند را در قالب پروژه یا فرایند معرفی کنند.
به عبارت دیگر هر خدمتی یا هر پروژه‌ای است که توسط سازمان‌های جامعه مدنی برای حل یک مساله اجتماعی و عمومی اجرا می‌شود و نوآوری‌هایی از جهت روشی، هدف، مساله، دستاوردها و نحوه اجرا و جامعه هدف داشته است، می‌تواند موضوع این جایزه باشد.
مثال از سازمان‌های مردم‌نهادی که در سال گذشته پروژه‌ها و فرایندهای خود را خود را معرفی کرده‌اند:
- خدمات پروژه‌ای:
پروژه ایجاد اشتغال از طریق دامداری در پنج روستای دهستان توتان توسط موسسه توسعه پایدار اردیبهشت
راه‌اندازی و بهره‌برداری از خدمات سامانه هوشمند آموزش آنلاین توسط موسسه نیکوکاری رعد
استقرار سیستم مدیریت کیفیت در موسسه استاد روزبه
- خدمات فرایندی:
تامین داروی بیماران نیازمند، با پشتوانه مسئولیت اجتماعی داروسازان توسط جمعیت خیریه حمایت دارویی قطره
آیا سازمان‌های مردمنهاد می‌توانند با پروژه‌ها یا فرایندهای داخلی خود که برای بهبود عملکرد سازمان اجرا می شود در این جایزه شرکت کنند؟
پاسخ به این سوال مثبت است مثلا اگر شما سازمانی هستید که یک وب‌سایت کارآمد دارید یا یک فرایند جدید و موثری در واحد جذب مشارکت‌های مردمی خود ایجاد کرده‌اید می‌توانید در این جایزه شرکت کنید.
در دوره‌های قبل موسسه استاد روزبه زنجان با پروژه «استقرار سیستم مدیریت کیفیت» در جایزه شرکت کرد.
شرکت در این جایزه چه منفعتی برای سازمان‌های مردمنهاد دارد؟
- حمایت مالی خرد از پروژه‌های برنده از نظر داوران
- استفاده رایگان از استودیو معین برای سازمان‌هایی که پروژه‌های آنها برنده شناخته شده
- بهره‌مندی از یک دوره آموزشی رایگان در حوزه مستندسازی و نوآوری برای همه سازمان‌های شرکت‌کننده
- برگزاری جلسات مشاوره تخصصی برای سازمان‌هایی که پروژه‌های آنها برنده شناخته شده
- ارتقا توانایی کارشناسان سازمان‌ها برای مستندسازی تجارب و ابتکارات با دریافت خدمات آموزشی و مشاوره‌ای
- کمک به اشاعه و نهادینه‌سازی مستندسازی و نوآوری در سازمان
- انتخاب سازمان‌ها و ابتکارات برتر به تقویت برند سازمانی موسسه‌ها کمک می‌کند و این در جذب نیکوکار، داوطلب و مخاطب موثر است.
- کمک می‌شود تا درس آموخته‌های آنها، از راه کتابی که هر دوره از جایزه منتشر می‌شود، در اختیار سایر سازمان‌ها قرار گیرد و از تجارب همدیگر بهره مند شوند.
هر موسسه چند پروژه را می‌تواند معرفی کند؟
هر موسسه تنها مجاز به معرفی یک پروژه است.
چه کسانی از موسسه‌ها می‌توانند پروژه را معرفی کنند؟
تنها کسانی می‌توانند پروژه را به جایزه معرفی کنند که به صورت رسمی از طرف موسسه به عنوان نماینده معرفی شوند لذا مدیران پروژه‌هایی که قبلا با آن موسسه همکاری داشته‌اند باید نامه رسمی از موسسه ارائه کنند و نمی‌توانند بدون مجوز از موسسه، پروژه‌ای از سازمانی که قبلا با آن همکاری داشته اند را معرفی کنند. همچنین در پروژه‌هایی که توسط چند سازمان اجرا شده است چنانچه سایر سازمان‌ها همکار پروژه بوده‌اند سازمان اصلی می‌تواند پروژه را معرفی کند اما چنانچه چند سازمان اجرا کننده مشترک بوده‌اند باید همه سازمان‌ها یک نماینده رسمی را معرفی کنند.
فرمت نامه معرفی پروژه و نماینده که توسط سازمان شرکت‌کننده در سربرگ رسمی و با مهر و امضا باید ارسال شود.
مدیر عامل محترم موسسه نیکوکاری مجتبی معین
با سلام و احترام
بدین وسیله پروژه/ خدمت ………………………………….. که توسط این سازمان اجرا شده است برای شرکت در سومین جایزه نیکوکاری مجتبی معین به حضور معرفی می‌گردد.
در ضمن آقای/ خانم …………….. به عنوان نماینده سازمان جهت تکمیل فرم ثبت نام و ارائه اطلاعات لازم به حضور معرفی می‌شود.
اینجانب با ارسال این نامه تایید می‌کنم که این پروژه/ خدمت متعلق به سازمان ……… بوده است.
………………
مدیرعامل
چه نوآوری‌هایی باید پروژه/خدمات این سازمان‌ها داشته باشند که بتوانند کاندیدای جایزه شوند و در فراخوان شرکت کنند؟
خدمات سازمان‌های مردمنهاد که در قالب فرایند، طرح و پروژه اجرا می‌شوند باید در یکی از سطوح پنجگانه زیر دارای نوآوری باشند:
- نوآوری در شناسایی مسئله: به این معنا که مشکل و نیاز اجتماعی را هدف قرار داده‌اند که دیگران به آن توجهی نداشته و پروژه‌‌ی برای آن اجرا نکرده باشند یا کمتر به آن پرداخته شده است.
- نوآوری در روش حل مسئله و ارائه یک راه حل جدید: به این معنا که ممکن است مشکل و نیاز را مشابه سایرین تشخیص داده اما روش رفع آن در این موسسه و اقداماتی که برای حل آن داشته‌اند متفاوت بوده است.
- نوآوری در انتخاب یک جامعه هدف: به این معنا که یک جامعه هدف جدیدی را که سایرین توجهی به آن نداشته‌اند را انتخاب کرده‌اند.
- نوآوری در فرایند اجرا: به این معنا که سازمان فرایند محور بوده و مسیر ارائه سرویس تعریف شده و مستند شده است و در فرایندهای داخلی برای ارائه خدمات نوآوری وجود داشته باشد.
- نوآوری در سازمان‌دهی: به این معنا که فرایندهای داخلی و پشتیبانی سازمان دارای نوآوری خاصی بوده و سازمان به شیوه جدیدی اداره می‌شود مثلا می‌تواند در بحث حسابداری و برنامه‌ریزی مالی، ارتباطات، آموزش کارکنان و … نوآوری‌هایی باشد.
منظور از مستندسازی چیست؟
هر پروژه یا خدمتی که در سازمانی ارائه می‌شود باید در یک سطح قابل قبول مستند شود، مستندسازی می‌تواند به صورت گزارش کتبی، فایل داده، ویدئو، عکس و… انجام شود.
جایزه مجتبی معین چون روی بعد نوآوری و مستندسازی تمرکز دارد، 50 درصد امتیاز از فرایند داوری به ارزیابی مستندات اختصاص دارد و 50 درصد دیگر به میزان نوآوری سازمان‌ها اختصاص می‌یابد.
منظور از پروژه موثر چیست؟
پروژه موثر پروژه‌ای هست که پس از اجرا تاثیرات مثبت در ابعاد اجتماعی، اقتصادی، محیط زیستی در جامعه هدف گذاشته باشد و این تاثیر سنجیده و ارزیابی شود و موسسه مستندات لازم در این خصوص را ارائه کند. مستندات برای موثر بودن می تواند شامل گزارش ارزیابی پروژه، یک کلیپ از اثرات پروژه و... باشد.
ابتکارات چگونه به دبیرخانه معرفی می‌شوند؟
سازمان‌های جامعه مدنی برای معرفی ابتکارات خود باید فرم شماره یک را فقط به صورت فرم اینترنتی تکمیل کنند.
ارسالی یکی از دو فایل «گزارش عملکرد پروژه» یا «پروپوزال» در روز ثبت نام اجباری است و سایر موارد اختیاری است و هر چه مستندات بیشتر باشد در داوری آثار موثرتر خواهد بود. دبیرخانه از موسساتی که فرم شرکت را تکمیل کرده پیگیری مداومی برای دریافت مستندات خواهد داشت.
ابتکارات معرفی شده اجرا شده باید باشند یا در حال اجرا؟
چون مستندسازی کامل ابتکارات اهمیت دارد، ابتکارات معرفی شده به دبیرخانه در دوسال قبل از روز برگزاری اختتامیه باید اجرا شده باشند و به نتیجه رسیده باشند لذا در این جایزه ابتکارات پروژه‌هایی که قرار است در ماه‌های بعد از روز اختتامیه اجرا شوند یا تا زمان برگزاری اختتامیه به اتمام نرسند امکان حضور نخواهند داشت.
خلاصه اینکه چنانچه پروژه شما در حال اجراست و تا آبان ماه 1404 به اتمام می‌رسد یا در دو سال گذشته اجرا شده می‌توانید در این جایزه شرکت کنید.
دبیرخانه جایزه چه خدماتی به سازمان‌های ثبت‌نام‌‌کننده در فراخوان خواهد داد؟
دبیرخانه جایزه خدمات آموزشی و مشاوره‌ای به سازمان شرکت‌کننده در فراخوان ارائه خواهد داد. از هر موسسه حداکثر 2 نفر می‌توانند در این دوره‌های آموزشی و مشاوره‌ای شرکت کنند. کلیه دوره‌های آموزشی و مشاوره‌ای به صورت مجازی برگزار می‌شود.
چه کسانی ابتکارات را داوری خواهند کرد؟
داوران این جایزه ترکیبی از افراد با توانایی‌ها و سوابق زیر خواهند بود:
آشنا با سازمان‌های جامعه مدنی
آشنا به پروژه های اجتماعی و سابقه در این زمینه
تخصص در مدیریت دانش و مستندسازی
داوران کلیه مستندات ارسالی از سوی سازمان‌های جامعه مدنی را بررسی خواهند کرد و نظر نهایی خود را 15 روز قبل از روز اختتامیه به دبیرخانه اعلام می‌کنند.
در فرایند داوری ممکن است داوران مستندات را به افراد متخصص ارجاع دهند و از نظر کارشناسی آنها استفاده کنند.
داوران اصلی جایزه خانم‌ها فیروزه صابر، مروئه وامقی و آقایان پیام روشنفکر و سیامک زند رضوی هستند.
چه شاخص‌هایی در داوری ابتکارات سازمان‌ها اهمیت دارد؟
در داوری ابتکارات سازمان‌ها شاخص‌های زیر مد نظر داوران خواهد بود:
- میزان نوآوری ابتکارات در ابعاد پنجگانه (نوآوری در شناسایی مساله، نوآوری در روش حل مسئله و ارائه یک راه حل جدید، نوآوری در انتخاب یک جامعه هدف، نوآوری در فرایند اجرا، نوآوری در سازمان‌دهی)
- کیفیت تحقق نتایج پروژه (خروجی ها، دستاوردها و اثرات) و نحوه مستندسازی آن
- کیفیت گزارش کتبی و شرح کامل فعالیت‌های پروژه
- کیفیت تصاویر و گویایی محتوای آن و پیامی که ارسال می‌کند
- ارزیابی سایر مستندات ( کلیپ، بروشور و...)
- کیفیت و کمیت بیان درس آموخته‌ها
- مستندات مربوط به اثربخشی پروژه‌ها
این شاخص‌ها به صورت کمی و کیفی سنجیده خواهد شد و هر کدام امتیاز خاص خود را دارد. تاکید می‌شود که کیفیت اجرای پروژه و میزان نوآوری در آن و حصول نتایج و میزان اثر بخشی 50 درصد امتیازات در داوری را خواهد داشت و 50 درصد دیگر مربوط به کیفیت مستند سازی است و موسسه باید داده‌های لازم را در اختیار دبیرخانه جایزه قرار دهد.
