سازمان‌های مردم نهاد، همانند هر سازمانی اندوخته‌ای از تجارب در قالب موفقیت‌ها و شکست‌ها دارند و تلاش می‌کنند در دوره‌های آتی فعالیت‌های موفق را تکرار، تعمیم یا بهبود دهند؛ و شکست ها را کاهش یا حذف کنند. در سازمان‌های مردم نهاد به واسطه انگیزه اجتماعی ارزشمندی که وجود دارد، تجارب ارزنده‌ای هم به دست می آید. در این شرایط حافظه شفاهی مدیران سازمان و فعالان پروژه‌ها مملو از تجاربی است که تنها کلیات یک تجربه را دربرمی‌گیرد، و از آنجا که در مدیریت دانش مستند سازی جزئیات، بسیار اهمیت دارد بخش عمده ای از تجارب موفق یا ناموفق را سازمان‌ها به مرور زمان ازدست می‌دهند.
تعاریف مختلفی از مدیریت دانش ارائه شده است (به نقل از قربانی، صابر 1388):
- مدیریت دانش فرایندی است که به سازمان‌ها یاری می‌کند اطلاعات مهم را بیابند، گزینش، سازماندهی و منتشر کنند. مدیریت دانش تخصصی است که برای فعالیت‌هایی چون حل مشکلات، آموختن پویا، برنامه‌ریزی راهبردی و تصمیم‌گیری ضروری است.
- مدیریت دانش هرگونه فرایند یا عمل تولید، کسب، تسخیر، ترویج و جامعهپذیری و کاربرد آن است، در هرجایی که دانش استقرار یابد، یادگیری و عملکرد سازمان را افزایش میدهد.کویتز مدیریت دانش را چنین تعریف می کند: " فرایندی که از آن طریق سازمان به ایجاد سرمایه حاصل از فکر و اندیشه اعضاء و دارایی مبتنی بر دانش می‌پردازد. "
- مدیریت دانش، مدیریت دانایی یا مدیریت اندوخته‌های علمی، به معنای در دسترس قرار دادن نظام‌مند اطلاعات و اندوخته‌های علمی است؛ به گونه‌ای که به هنگام نیاز در اختیار افرادی که نیازمند آنها هستند، قرار گیرند تا آنها بتوانند کار روزمره خود را با بازدهی بیشتر و موثرتر انجام دهند.
- مدیریت دانش، رسیدن به اهداف سازمانی از طریق ایجاد انگیزه در کارگزاران دانش و ایجاد تسهیلات برای آنها با توجه به استراتژی شرکت است. تا توانایی آنها برای تفسیر داده‌ها و اطلاعات (با استفاده از نتایج موجود اطلاعات، تجربه، مهارت‌ها، فرهنگ، شخصیت، خصوصیات فردی، احساسات و غیره) از طریق معنا بخشی به داده‌ها و اطلاعات افزوده شود.
- مدیریت دانش، مدیریت صریح و سیستماتیک دانش حیاتی و فرایندهای مربوط به ایجاد، سازماندهی، انتشار و استفاده و اکتشاف دانش است. مدیریت دانش، شامل همه‌ی روش‌هایی است که سازمان، دارایی‌های دانش خود را اداره می کند؛ که شامل چگونگی جمع آوری، ذخیره سازی، انتقال، بکارگیری، به‌روز‌سازی و ایجاد دانش است.
